Hujer.org

Vzhledem k tomu, že od druhého semestru pendluji mezi Jabloncem a kolejí (kde jsem od úterý do čtvrtka) jsem byl nucen přejít od papírové metody na čistě elektronickou. A to v kombinaci Outlook + synchronizace s mobilem (NK 5130). Na levé kontextové klávese mám nastavené rychlé přidání úkolu.

Všechny úkoly si poznamenávám, nenechávám si nic, co bych si musel zbytečně pamatovat. Přes týden se mi většinou nashromáždí více věcí (různé úkoly, seminárky), ty řeším až o víkendu. Pro prioritizaci úkolů mi stačí nastavení důležitosti na ‚Vysoká‘, kterou označuji úkoly, pro které by bylo dobré, aby byly vyřešeny co nejdříve.

Kalendář používám pro „day-specific-information“ a pro „time-specific-events“ (aka schůzky).

Místo papírového Someday/Maybe jsem začal používat Poznámky v Outlooku, které se také se synchronizují s mobilem.

Pracovní věci (Shopio) mám evidované zvlášť, v ActiveCollabu

Efektivita

Zjistil jsem, že pro mě je teď mnohem důležitější pohnout s efektivitou, protože úkoly už si evidovat zvládám a většinou vím, co bych měl dělat. Jenže dost často se stane, že nedělám (a např. místo toho píšu blogpost  )

První krokem bylo přidat do hosts souboru: 127.0.0.1 face­book.com www.facebook.com news.google.cz twitter.com www.twitter.com webtrh.cz www.webtrh.cz jablonecky.denik.cz www.ct24.cz ct24.cz a zakomentovávám (pomocí #) si to vždy jen po obědě, jako relax.

Dalším krokem bylo otočení denního režimu zpět na denní. Představte si mít do oběda hotové všechny stěžejní úkoly pro daný den a pak už jen došolíchat některé další, odpovědět na maily a končit s prací třeba v jednu nebo ve dvě… Snažím se teď chodit dříve spát a dříve vstávat, podle toho jak se dostanu do postele, tak nastavím budík mezi 8:15 a 9h. Cíl je chodit spát do jedenácti a vstávat před osmou, abych v osm začal. Jen to není moc možné zkombinovat se školou, protože v úterý musím vstávám v 5:45 a na koleji se většinou nedá usnout dříve než před půlnoci.

Až zvládnu toto, bude dalším krokem vyzkoušet něco jako Pomodoro, i když s asi většími bloky.

- Navazuji na předchozí článek o GTD -

Už jsem dočetl celou knížku, během toho jsem zjistil, že většinu věcí už jsem aplikoval správně samovolně (SUPER!!!). Nepopisuji zde postup, jak můžete GTD nasadit u sebe, ale spíš jen několik bodů, jak jsem ho naaplikoval já.

IN neboli Inbox

Je důležité si určit, kam si budete dávat vše co vyžaduje nějak probrat, případně papírky s úkoly. Principem je, že ho PRAVIDELNĚ probíráte a zpracováváte.

• jako IN používám úkoly v telefonu, kde jsem si na levou funkční klávesu namapoval přidání nového úkolu (telefon mám u sebe skoro pořád)
• další IN je hromada papírů na skříni
• + mail inbox, kde si nechávám e-maily, které ještě nemůžu přesunout do archivu (Gmail)

Zpracovávání IN

Provádím plus mínus podle GTD diagramu

Databáze Projektů a Waiting For (=Solid system you trust)

…se mi zatím vejde na jeden A4 papír (viz minulý článek) s tím, že dlouhodobé Waiting For si píšu do kalendáře.

Kalendář

Používám standardní Outlookový, který synchronizuji s telefonem.

Definovat „Next Action“

Pro mě zatím největší přínos celého GTD. Jde o to, že když máte „úkol“, tak se vám do něj nebude chtít, ne kvůli tomu, že by jste neměli čas, ale spíš kvůli tomu, že si vnitřně nejste jistí, co s ním. Proto je dobré si napsat, jaká je „následující fyzická akce“ která ho posune dál.

A to je zatím všechno, jdu dělat úkoly, abych se co nejdříve dostal ke kategorii "Zkouknout filmy … … … … " 

Getting Things Done, (často zkracováno na GTD) patří v současné době mezi populární metody organizace práce. Metodu vytvořil americký kouč David Allen a popsal ji ve stejnojmenné knize. GTD a „Getting Things Done“ jsou ochrannými známkami, které patří společnosti David Allen & Co.. (zdroj: wikipedia)

O GTD už jsem slyšel dříve, ale nikdy jsem ho nějak nezkoumal, nicméně postupně jsem se nezávisle vydal po stejné cestě. Dnes jsem si sice objednal knížku, takže nějak systematicky jsem ještě nezačal, ale chci popsat, jak mi to funguje teď.

1. Už déle (cca rok) udržuji Inbox Zero → prázdná složka doručené pošty – GMail to má fajn – vyřešené věci prostě přesunu do archívu (klávesová zkratka E), který můžu stále prohledávat, ale nestraší mi to v Inboxu
2. Zhruba půl roku používám papírové TODO → je to to nejlepší co může být, protože když si na papíře škrtám splněnou věc je opravdu super pocit 

Moje papírové TODO

Používám zhruba takovéhle rozložení (bez rámečků, jen odrážkami → puntíky): 

• Píšu si to na z jedné strany potisknuté, už nepotřebné papíry, které mám přicvaknuté v takové té věci, jak je drží nahoře taková spona, nevím jak se to jmenuje 
• Používám obyčejnou propisku + růžový zvýrazňovač, kterým si označuju ty nejprioritněj­ší věci
• Když něco vyřeším, tak to škrtnu (= začmárám)
• Když je papír nepřehledný, tak ho projdu a zbytek přepíšu na nový list

Nové GTD optimalizace

Dnes jsem zkouknul videocast Petra Máry z DIGITu (doporučuji) a objednal jsem si knížku Getting Things Done: How to Achieve Stress-free Productivity (Paperback) od Davida Allena.

• zatím jsem si zavedl členění úkolu na co nejvíce podúkolů, aby byl vidět progress

Až knížka dorazí, tak budu pokračovat v optimalizaci, ale teď bych měl jít něco dělat, ať si to můžu odškrtnout